Productivity Hack 2: Maksimalkan Teknologi

Halo teman-teman,,, Kali ini saya akan melanjutkan tips tentang meningkatkan produktivitas. Di postingan saya yang sebelumnya yaitu Productivity Hack 1: Jangan Terlalu Sibuk, saya membahas langkah-langkah yang harus dilakukan supaya kita menjadi super produktif. Nah kali ini di tips kedua saya akan membahas bagaimana cara memaksimalkan teknologi sehingga produktivitas pribadi kita meningkat.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan sekarang adalah bagian-bagian berikut:

1. Internet
2. Smartphone

Internet menjadi komponen yang penting, karena dengan adanya internet akan mempermudah kehidupan tidak terkecuali masalah produktivitas. Namun harus diingat bahwa internet kadang-kadang bisa menjadi vampir penghisap darah karena kita memakai internet untuk hal-hal yang kurang bermanfaat seperti penggunaan sosial media yang berlebihan.

Faktor kedua yang penting adalah smartphone. Tentu teman-teman di sini sudah tidak asing kan dengan barang yang satu ini. Namanya sama Smartphone atau Ponsel Pintar. Barang tersebut benar-benar bisa menjadi alat yang ampuh dalam meningkatkan produktivitas, tapi juga bisa menjadi alat penggangu nomor satu 😀

Nah jika teman-teman lekat dengan yang namanya internet dan smarphone, maka kita bisa memaksimalkan hidup kita dengan menggunakan teknologi yang tersedia bahkan sebagian besar teknologi tersebut tersedia secara gratis. Kita hanya perlu menggunakannya. Berikut adalah top 5 yang saya gunakan untuk meningkatkan produktivitas saya.

1. Trello

Trello, aplikasi ajaib yang gratis pakai dan bisa dijalankan di semua perangkat baik itu web browser maupun perangkat mobile. Trello menggunakan konsep Kanban, dari kiri ke kanan. Banyak sekali fitur-fitur yang disediakan oleh trello sehingga memudahkan dan meningkatkan produktivitas saya. Saya menggunakan Trello untuk melakukan perencanaan dan melihat progress pribadi saya.

Berikut fitur-fitur yang disediakan oleh Trello:

• Boards. Kita bisa memiliki lebih dari satu board.
• Lists. Setiap board terdiri dari beberapa lists yang kita susun dari kiri ke kanan
• Cards. Setiap lists, terdapat banyak cards. Kita susun dari atas ke bawah.
• Member, Checklist, Labels, Due Dates, Attachment ada di setiap Cards.
• Kolaborasi dengan beberapa orang.
• Persentase progress dan masih banyak lagi.
• Kita juga bisa mengunggah foto dan dokumen-dokumen penting lainnya.

Bagi yang ingin mencoba bisa membuka link trello.com

2. Evernote

Berikutnya adalah evernote. Software yang satu ini juga gratis pakai dan memiliki fitur yang luar biasa banyak. Selain itu juga sama dengan trello, evernote bisa kita buka di semua perangkat. Hal ini penting, karena kita cukup memilki akun yang sama untuk membuat dokumen di semua tempat.

Evernote biasanya saya gunakan untuk membuat catatan-catatan penting yang cukup panjang. Biasanya evernote saya gunakan untuk:

• menulis ide-ide bisnis
• menulis draft untuk posting artikel, presentasi, buku dan lain-lain
• melakukan pencatatan-pencatatan meeting, workshop atau seminar

Berikut fitur-fitur penting dari evernote:

• Task List: mirip dengan trello, kita bisa membuat perencanaan berupa list
• Notebooks: merupakan kumpulan notes dalam 1 buku
• Notes: catatan-catatan detail yang dikumpulkan dalam sebuah notebooks.
• Clip Anywhere: kita bisa capture apapun di website dan menyimpannya di Evernote
• Share & Discuss: kita bisa melakukan kolaborasi dengan tim
• Sync: sinkronkan di semua perangkat seperti laptop dan smartphone

Bagi yang tertarik untuk menggunakan evernote bisa berkunjung ke evernote.com

3. Spending Tracker

Manajemen keuangan? Saya gunakan aplikasi ini di smartphone saya. Manajemen keuangan merupakan salah satu faktor penting di dalam meningkatkan produktivitas. Kadang-kadang kita akan menjadi ribet untuk urusan pencatatan keuangan. Nah aplikasi yang satu ini saya gunakan untuk memudahkan.

Fitur-fitur penting di dalam Spending Tracker:

• Expense: untuk mencatat pengeluaran
• Income: untuk mencatat pemasukan
• Reports: harian, mingguan, bulanan
• Graph: fitur grafik untuk melihat perkembangan keuangan
• Transactions: untuk melihat list keuangan
• Categories: kita bisa mengelompokkan berdasarkan rekening tertentu
• Settings: banyak yang bisa dicustom di sini, misalnya tanggal awal bulan tidak harus di tanggal 1 awal bulan, kita bisa set awal periode bulan adalah tanggal 20.

Bagi yang tertarik untuk menggunakan Spending Tracker bisa berkunjung ke sini.

4. Time Planner

Selanjutnya, bagian yang penting adalah manajemen waktu. Software TIME Planner merupakan salah satu favorit saya dalam meningkatkan produktivitas terutama untuk manajemen waktu. Dengan menggunakan TIME Planner, kita bisa dengan mudah merencanakan, melihat progress dan yang paling penting adalah fitur Efficiency. Lebih hebatnya lagi, kita bisa benar-benar merencanakan dalam satuan waktu. Aplikasi ini menuntut kita untuk berdisiplin.

Berikut fitur-fitur yang disediakan oleh TIME Planner:

• List: daftar pekerjaan yang harus kita selesaikan
• Charts: melihat grafik realisasi perencanaan dengan realisasi
• Efficiency: kita bisa melihat tingkat efesiensi pekerjaan kita
• Calendar: mencari planning berdasarkan kalender
• Export: kita bisa mengunduh data ke email atau mencetaknya
• Categories: kita bisa mengelompokkan list ke dalam kelompok-kelompok

Bagi yang tertarik menggunakan TIME planner bisa berkunjung ke sini.

5. Dropbox

Terakhir, dropbox untuk sistem penyimpanan. Aplikasi ini sebenarnya layaknya Google Drive, One Drive dan beberapa aplikasi serupa. Saya lebih suka dropbox karena tampilannya yang sederhana dan mudah digunakan. Aplikasi ini saya gunakan untuk menyimpan data dan melakukan sinkronisasi di beberapa perangkat. Bayangkan saat ini saya memiliki perangkat Macbook Pro, Mac Mini, iPhone, Laptop dan Smartphone Android. Bagaimana saya melakukan manajemen file yang sama di beberapa perangkat berbeda?

Berikut fitur-fitur DropBox:

• Manajemen files dan folder apapun itu
• Team: pemilik bisnis, perlu tim. Nah ini fitur bermanfaat sekali.
• Sharing: share file-file tertentu ke orang-orang tertentu
• Links: Kita bisa membuat links sehingga orang bisa mengakses tanpa ijin khusus
• Events: Di sini kita bisa melihat log kejadian di dalam dropbox akun kita
• Sync: Ajaib, kita bisa melakukan sync file ke semua perangkat dengan akun yang sama maupun team.

Bagi teman-teman yang tertarik menggunakan Dropbox bisa berkunjung ke dropbox.com

Selesai sudah, semoga postingan ini membawa manfaat bagi teman-teman semua. Di akhir postingan ini, bisa saya simpulkan kita bisa memaksimalkan teknologi untuk hal-hal yang bermanfaat termasuk meningkatkan produktivitas. Atau kita bisa juga menggunakan teknologi hanya untuk bersenang-senang. Pilihan ada di tangan kita.

Saya tunggu masukan dari teman-teman, aplikasi apa saja yang sudah teman-teman gunakan dan menarik untuk di share di sini?