Budaya Meeting Yang Efektif

Meeting, saya kira kata-kata ini sudah melekat bagi teman-teman semua yang berada di perusahaan, organisasi atau startup. Meeting atau rapat ini bisa saja menjadi fun dan menyenangkan, tapi bisa juga menjadi sesuatu hal yang membosankan karena rutinitasnya.

Di postingan saya kali ini, saya akan membahas pengalaman saya di dalam melakukan meeting di perusahaan saya Educa Studio. Paling tidak ada 3 poin yang bisa dipegang terhadap sebuah kegiatan meeting.

1. JUMLAH ANGGOTA
Semakin sedikit jumlah anggota yang meeting, maka meeting akan semakin efektif. Saya biasanya akan melakukan meeting setiap minggunya hanya bersama leader divisi. Kemudian meeting bulanan kepada semua anggota divisi (per divisi) dan meeting setiap 3 bulanan ke semua anggota tim di Educa Studio.

Semakin sedikit jumlah orang yang hadir, akan semakin membuat meeting menjadi fokus. Jangan sampai, orang yang hadir hanya menjadi pendengar. Hal tersebut akan membuang-buang waktu saja. Sebaiknya, di dalam meeting tercipta komunikasi 2 arah. Antara pemimpin dan anggota meeting.

2. BATASAN WAKTU
Hal berikutnya yang penting adalah batasan waktu. Meeting harus dilakukan dengan jelas, misalnya mulai jam 08 pagi dan harus selesai maksimal jam 09 pagi. Dalam kata lain, meeting harus selesai maksimal selasa 1 jam ke depan. Hal ini bermanfaat supaya tidak membuang-buang waktu, dan meeting tidak menjadi ajang yang berlarut-larut.

Banyak hal yang bisa terjadi dalam meeting, misalnya malah membahas hobi, hal-hal diluar topik atau bahkan malah membuat gosip. Nah, apabila tim kita minta untuk meeting, berikanlah batasan waktu. Atau bisa juga kalau kita yang menjadi pemimpin meeting, kita sendiri harus disiplin terhadap durasi yang telah kita tentukan sendiri di awal. Kita ga mau kan, apabila waktu kita semua hanya terbuang dan habis untuk meeting. Meeting tanpa ACTION.

3. BATASAN TOPIK
Yang terakhir di sini yang penting adalah batasan topik. Sering kali ketika saya meeting bersama tim, membahas topik tertentu kemudian malah melebar ke mana-mana. Ada usulan-usulan yang jauh dari topik. Ini akan mengganggu, hilang fokus dan akhirnya banyak waktu terbuang.

Biasanya saya memiliki alur meeting seperti ini:
a. Bahas apa yang sudah dilakukan sebelumnya
b. Bahas kesulitan apa saja yang muncul
c. Bahas apa yang akan dilakukan berikutnya.

Selanjutnya, dalam meeting juga kalau bisa kita jangan memutuskan sesuatu. Tapi ada baiknya dalam sebuah meeting kita membahas sebuah rencana, kita akan melakukan apa. Rencana hasil meeting juga harus jelas:
a. Planning apa saja yang harus dilakukan selesai meeting
b. Kapan deadline dari setiap planning tersebut
c. Siapa yang bertanggung jawab?

Sekian tips bisnis yang bisa saya sampaikan kali ini. Apabila ada kritik saran bisa langsung komentar di bawah ini atau email ke saya anditaru@educastudio.com

Sampai Jumpa!